個人情報保護方針（プライバシーポリシー）
制 定 日 2007年 4 月 1 日
最終改定日 2024年 8 月 20 日
制定者 山形ソリューションビジネス株式会社
代表取締役社長 池田 俊一
制定者
山形ソリューションビジネス株式会社
代表取締役社長 池田 俊一
当社は、経営戦略やビジネスプロセス改善に情報システムがどのようにお役に立てるかをご提案し、コンサルティングからシステムの開発・運用の保守に至るまで一貫したソリューションのご提供が重要な使命と認識しております。
当社は、個人情報が重要な資産であることを理解し、個人情報を正しく扱うことが当社の重要な責務であることを認識し、以下の方針に基づき個人情報保護に努めることを宣言します。
1. 個人情報保護に関する法令や規律の遵守
当社の事業領域に関連のある全ての国が定める指針、個人情報の取り扱いに関する法令及びその他の規範等を遵守しJISQ15001(個人情報保護マネジメントシステム要求事項）に規程される管理策を全社的に適用し、管理を徹底します。
2. 個人情報の取得
当社が個人情報を取得する際には、利用目的を明確化するよう努力し、適法かつ公正な手段によって個人情報を取得します。
3. 個人情報の利用
当社が取得した個人情報は、取得の際に示した利用目的もしくは、それと合理的な関連性のある範囲内 で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。
また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い（以下、「目的外利用」という。）を行わないものとし、これを達成するための措置を講じるものとします。
4. 個人情報の第三者提供
当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を事前に本人の同意を得ることなく第三者に提供しません。
5. 個人情報の管理
当社は、個人情報の正確性および最新性を保ち、安全に管理するとともに個人情報の漏えい、滅失又はき損などを防止及び是正するため、必要かつ適正な情報セキュリティー対策を実現します。
6. 個人情報の開示・訂正･利用停止・消去
当社は、本人が求める個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去などを求める権利を有していることを認識し、これらの要求がある場合には、法令にしたがって速やかに対応します。
7. 苦情及び相談、問い合わせ
当社は、個人情報保護方針、及び個人情報を取得させて頂く皆様のご意見及び苦情、問い合わせについては、当社ホームページに苦情相談窓口を明示し、迅速な対応が可能なよう体制を構築・運用致します。
8. 組織・体制
当社は、業務上使用する個人情報について適正な管理を実施するとともに、業務上の個人情報の適正な取扱いを実現するための体制を構築します。
9. 個人情報保護マネジメントシステムの策定・実施
当社は、この個人情報保護方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、これを研修・教育を通じて社内に周知徹底させて実行し、継続的に改善することによって、常に 最良の状態を維持します。
個人情報の取り扱いについて
(規格JIS Q 15001に関わる表記)
制 定 日 2007年 4 月 1 日
最終改定日 2024年12 月 1 日
ａ）事業者の氏名または名称
山形ソリューションビジネス株式会社
〒999-7781山形県東田川郡庄内町余目字沢田108番地1
代表取締役社長 池田 俊一
ｂ）個人情報保護管理者
システム部 個人情報保護管理責任者
TEL ０２３４－４３－０７７２
FAX ０２３４－４３－０７３８
ｃ）個人情報の利用目的
弊社は、個人情報の取得にあたって、文書等により明示して取得した場合を除き、次の目的で利用いたします。
（１）公表するべき個人情報の利用目的
- ①弊社取扱製品及びサービスに関する企業活動全般(情報提供、受発注、納品及び代金の請求・受領・支払い等)
- ②お客様から委託されるシステム開発・データ移行に関する企業活動全般
- ③お客様から委託されるハードウェア及びソフトウェア保守ならびに運用支援等に関する企業活動全般
- ④お客様から委託される帳票の印刷業務に関する企業活動全般
- ⑤当社では防犯対策及び防火対策のために監視カメラを作動しており、当該事項に関する企業活動全般
（２）保有個人データの利用目的
- ①システム開発等の要員派遣に関する企業活動全般
- ②弊社または弊社取扱い製品・サービス等に関するお問い合わせ及び苦情・相談等に関する企業活動全般
- ③採用応募者、従業者、退職者の雇用・人事労務管理、経理・総務等に関する企業活動全般
なお、次の場合、個人情報の開示対象とは致しません。
- ①当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの
- ②当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの
- ③当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれまたは、他国若しくは国際機関との交渉上不利益と被るおそれのあるもの
- ④当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
ｄ）個人情報の安全管理措置について
当社が取得し、取得しようとしている個人情報について、以下の安全管理措置を講じます。
１．基本方針策定- 個人情報の適正な取り扱い確保のため、JISQ 15001、関連法令・ガイドライン等の遵守、苦情・相談窓口等について個人情報保護方針を作成しています。
- JISQ 15001要求事項に沿い、取得、利用、保管、委託、提供、移送、送信、削除・廃棄の局面ごとに、責任者及びその役割等について、取扱い規定を策定しています。
- 個人情報を管理するための体制を整備し、安全管理に必要な規律やマニュアルを策定しています。
事件・事故発見、発生時の報告・連絡体制を整備しています。
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な教育を実施し、個人情報についての秘密保持に関する誓約を取得しています。
- 個人情報を取り扱う区域において、従業員の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行っています。また、個人情報を取り扱う情報機器、記憶媒体、書類等の盗難・紛失防止対策を講じています。
- 適切なアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
ｅ）取得した個人情報の第三者提供について
弊社は、次の場合を除いて取得した個人情報を第三者に開示・提供いたしません。
- ①あらかじめ第三者への提供について本人の同意を得ている場合
- ②統計的なデータなど、本人を識別することができない状態で、開示・提供 する場合
- ③法令、条例等に基づく場合
- ④人の生命・身体または財産の保護のために必要である場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- ⑤国の機関・地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める専務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事業の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
ｆ）個人情報の取扱いに関する委託について
個人情報の利用目的を達成するため第三者に委託することが必要であり、その委託先と機密保持契約を取り交わしている場合は、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合があります。
ｇ）開示の求めに応じる手続きについて
本人または代理人から当該本人が識別される保有個人データについて、その開示を求められた場合は、遅滞なくこれに応じます。
ただし、求めを行ったものが手順に従わなかった場合は、これを拒否する場合があります。
個人情報の開示等の手順については、下記の「個人情報開示等の流れ」をご覧下さい。
本手続きに関する事務手数料は発生いたしません。
また、請求者が手続きを行うために発生する経費は、請求者のご負担となります。
ｈ）個人情報保護に関する問い合わせ、及び苦情・相談等の窓口
「個人情報保護方針」の内容や「保有個人データ」に関する事項についてのお問い合わせ、並びに、個人情報の取扱いや個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情および相談については、下記苦情相談窓口までお申し出いただくか、認定個人情報保護団体までご相談下さい。
苦情・相談窓口係
山形ソリューションビジネス株式会社
TEL ０２３４－４３－０７２８
FAX ０２３４－４３－０７３８
認定個人情報保護団体
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局
電話番号 ０３－５８６０－７５６５ ０１２０－７００－７７９
ⅰ）本人が個人情報を提供しなかった場合の対応
苦情・相談等のお問い合わせに関して、個人情報を提供することについては任意であり、本人の意思に従います。
ただし、個人情報が提供されなかった場合は、お問い合わせに対して対応できない場合があります。
ｊ）個人情報を取得する他の手段について
弊社企業活動として行う個人情報の取得は、以下の場合によります。
- ①苦情・相談等のお問い合わせに伴う本人に関する個人情報の取得
- ②委託契約の遂行に伴う委託元が保有する個人情報の取得
- ③人事管理のために行う従業員・退職者に関する個人情報の取得
- ④採用応募者に関する個人情報の取得
これらの個人情報の取得は、②を除き本人が容易に認識できる方法により取得を行います。
個人情報開示等の流れ
| ご本人 |
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| 申請書の取得 |
個人情報の利用目的の通知・開示請求・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止等で利用する「保有個人データの開示申請書」（以下、申請書という）の取得
●こちらからダウンロードする （PDFファイル 198KB）
※「委任状」もこちらからダウンロードできます。 ●郵送を希望する（郵送料は当社が負担） ＜請求先＞ 〒999-7781 山形県東田川郡庄内町余目字沢田108番地1（庄内町新産業創造館内） 山形ソリューションビジネス株式会社 苦情・相談窓口係 TEL ０２３４－４３－０７２８ FAX ０２３４－４３－０７３８ |
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| 申請書の郵送 |
申請書に必要事項を記入し、書留郵便で郵送（郵送料はご本人様が負担）
●ご本人確認書類を同封
下記「◆ご本人及び代理人の確認書類」参照 |
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| 当社調査 |
当社で申請書をもとに調査
●申請書の記載内容等の確認
●当社内調査 ●調査結果を保有個人データの開示等回答書（以下、回答書という）に記載 ●開示等のご希望に添えない場合は、回答書にその旨を記載 下記「◆開示等のご希望に添えない場合」参照 |
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| 回答書の郵送 |
ご本人が要望された方法にて回答（郵送料は当社が負担） |
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| ご本人 |
| 開示等に係る当社調査費用は発生しません。 |
◆ご本人及び代理人の確認書類
（１）ご本人が直接当社にご来社した場合
公的機関が発行する写真付きの証明書（運転免許証（本籍はマスクして下さい）、マイナンバーカード、写真付きの住民基本台帳カード、パスポート、写真付き外国人登録証明書等）若しくは、公的機関が発行した証明書（健康保険の被保険者証、年金手帳、印鑑証明書と実印等）、公的機関からの本人宛の郵便物、公的機関ではない写真付きの証（社員証、写真付きクレジツトカード等）などを組み合わせて判断。
（２）Web、eメールの場合
インターネット上の公的認証機関が発行する証明書。
（３）電話の場合
ご本人の個人情報（ご本人氏名、生年月日、家族構成などの組み合わせ）やご本人の電話へのコールバック（携帯電話を除く）。
（４）郵送やFAXの場合（ご本人のみとし、代理人は不可とします）
運転免許証や健康保険の被保険者証等の公的証明書のコピーの送付を申請者より受け、当該公的証明書のコピーに記載されている住所に文書を書留郵便により送付。
（５）代理人が来社の場合
代理人の運転免許書（本籍はマスクして下さい）等公的機関が発行する写真付きの証明書、若しくは公的機関が発行した証明書（健康保険の被保険者証、年金手帳、印鑑証明書と実印等）、公的機関からの本人宛の郵便物、公的機関ではない写真付きの証（社員証、写真付きクレジツトカード等）などを組み合わせて判断などご本人の場合と同様の内容に加え、弁護士の場合は登録番号、代理を示す委任状のご提示により判断。尚、委任状には委任者ご本人の公的証明書のコピーの添付が必要です。
※委任状の様式は「保有個人データの開示申請書」と一緒にダウンロード出来ます。
◆開示等のご希望に添えない場合
（１）ご本人から保有個人データの訂正、追加、削除を求められた場合でも、下記のいずれかに該当する場合、求めに応じません。
ａ）ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
ｂ）当社業務の適切な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
ｃ）法令に違反することとなる場合
（２）ご申請していただいた個人情報が、当社の不開示情報の場合、非開示となっている場合、存在しない場合には、その旨を回答書に記載します。
以上
